Archief
Oplossingen voor archivering op maat van C + P
Als professionals op het gebied van inrichtingsconcepten voor allerlei branches weten wij: met de juiste archiefkasten stimuleert u efficiënt werken binnen uw bedrijf. Ze zorgen ervoor dat ordners altijd bij de hand zijn wanneer u ze nodig hebt en beschermen tegelijkertijd gevoelige gegevens tegen toegang door onbevoegden.
Archiefstellingen en archiefkasten voor orde en gegevensbescherming
Of het nu gaat om belangrijke documenten, dossiers, klantgegevens of andere bedrijfsgegevens: op kantoor kan er nooit genoeg aandacht worden besteed aan gegevensbescherming en -beveiliging. Des te belangrijker is het dat de ruimte voor uw eigen archivering ook zorgvuldig wordt uitgerust.
Bij C + P Möbelsysteme bieden wij u tal van mogelijkheden om uw archief optimaal te organiseren. Naast klassieke kantoorkasten en stellingsystemen voor archivering vindt u bij ons bijvoorbeeld ook:
- Kaarten- en hangmappenkasten
- Plano- en tekeningkasten
- Brandwerende kasten voor de veilige opslag van bijzonder gevoelige documenten
Voor maximale veiligheid in uw archiefruimtes adviseren we onze archiefkasten met innovatieve sluitsystemen. Deze bieden u naadloze toegangscontrole, zijn eenvoudig te bedienen en hebben een fraai design.
Trouwens: De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalt welke gegevensdragers bewaard moeten worden en hoe lang.
Documentbeheer: het belangrijkste als het gaat om archivering
Net zoals hoe personeelsruimtes de locatie zijn voor uw medewerkers om samen te komen, zijn archieven de opslaglocaties voor stukken, gegevensdragers en andere documenten die bewaard moeten blijven. Het is vanzelfsprekend en zelfs wettelijk verplicht dat hier geen chaos mag heersen.
De term 'documentbeheer' moet daarom altijd centraal staan bij het opzetten van een archief. Dit gaat niet alleen om het perforeren en ordenen van documenten, maar ook om alle procedures die zorgen voor een zo efficiënt mogelijke opslag. Denk bijvoorbeeld aan snelle toegangsmogelijkheden, voortdurende controle van bewaartermijnen en de vernietiging van bestanden zodra ze verlopen zijn. Aanvullend digitaal documentbeheer wordt ook aanbevolen.
De juiste archiefkasten kiezen: voor meer efficiëntie in uw kantoor
Kantoormateriaal en andere benodigdheden voor dagelijks gebruik worden meestal opgeslagen in een opslagruimte waar medewerkers altijd toegang tot hebben. Voor documenten en dossiers die minder vaak nodig zijn en/of waarvan de bewaartermijn nog niet is verstreken, zijn archieven een veilige en efficiëntere oplossing. Deze speciale ruimtes zijn in het ideale geval uitgerust met passende archiefkasten. De archiefstellingen van C + P Möbelsysteme voldoen aan de meest uiteenlopende eisen:
Werkt u voornamelijk met documentmappen of dossierordners? Dan moet uw archief in elk geval ordnerstellingen van een geschikte breedte bevatten en legborden die op verschillende hoogtes gemonteerd kunnen worden. Hangmappen kunnen ook worden opgeborgen in hangmappenkasten en klantendossiers in afsluitbare ladekasten.
Om ervoor te zorgen dat uw gevoelige dossiers niet in gevaar komen bij onvoorziene gebeurtenissen zoals inbraak of brand, raden wij ook onze brandwerende kasten aan voor uw archief.
Conclusie: Een goed georganiseerd archief vereenvoudigt de bedrijfsprocessen
Net als een gestructureerd magazijn heeft een zorgvuldig georganiseerd archief met archiefkasten van C + P Möbelsysteme een positief effect op de dagelijkse processen in uw bedrijf. Zo is een snelle en ongecompliceerde toegang mogelijk tot bepaalde documenten die al een tijdje niet meer nodig zijn. Dit bespaart u niet alleen tijdrovende zoekacties, maar minimaliseert ook het risico dat documenten verloren gaan. Bovendien voldoet u aan alle wettelijke vereisten voor gegevensbescherming en bewaarplichten.
